Idoneidad y validez jurídica de la notificación electrónica de los actos administrativos de carácter personal

Suitability and legal validity of the electronic notification of administrative acts of a personal character

Melina andrea Gil Oñate

Abogada de la Universidad Cooperativa de Colombia. Especialista en Derecho Administrativo, en Derecho Laboral y en Seguridad Social. Candidata a Magister en Derecho de la Universidad Sergio Arboleda

Tipología: Artículo de investigación 51

Recibido: 22/01/2019

Evaluado: 01/04/2019 Aceptado: 22/06/2019

Disponible en línea: 01/01/2020 Como citar este artículo:

Gil-Oñate, M. (2020). Idoneidad y validez jurídica de la notificación electrónica de los actos administrativos de carácter personal. Vis iuris. Revista de Derecho y Ciencias Sociales, 7 (13).

Melina andrea Gil Oñate

Resumen

En este artículo científico se desarrolla el tema de la notificación a través de medios electrónicos, su validez, idoneidad e incidencia en el principio y garantía del debido proceso. En el desarrollo de este tema se aborda la teoría general y las nociones jurídicas en torno al debido proceso y al desarrollo teórico y jurídico de la notificación electrónica. Además, se hace un análisis del proceso y de las motivaciones que llevaron al surgimiento de la política de Gobierno en Línea y la comunicación, notificación y publicación de las actuaciones administrativas por medios electrónicos. En este sentido, se elaboró una investigación descriptiva y documental que profundiza en las ventajas, desventajas, condiciones de uso, implicaciones de la notificación electrónica y las consecuencias por un defecto en su correcta ejecución. De igual forma, se hace un examen de los efectos que producen los actos administrativos que son puestos a conocimiento de sus destinatarios a través de los medios informáticos. Estos objetivos fueron desarrollados bajo un enfoque cualitativo y con el empleo de un riguroso análisis teórico, jurídico y jurisprudencial que garantiza una evaluación objetiva acerca de la idoneidad y validez de la notificación electrónica de los actos administrativos de carácter particular.

Palabras clave: Notificación electrónica, debido proceso, indebida notificación, acto administrativo, TIC, medios electrónicos.

Abstract

In this scientific article the topic of notification is developed through electronic means, its validity, suitability and incidence in the principle and guarantee of due process. In developing this topic, the general theory and legal notions about due process and the theoretical and legal development of electronic notification are addressed. In addition, an analysis of the process and motivations that led to the emergence of the Online Government policy and the communication, notification and publication of administrative actions by electronic means is

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made. In this sense, a descriptive and documentary investigation was elaborated that deepens the advantages, disadvantages, conditions of use, implications of the electronic notification and the consequences for a defect in its correct execution. In the same way, an examination is made of the effects produced by administrative acts that are made known to their recipients through computer means. These objectives were developed under a qualitative approach and under the use of a rigorous theoretical, legal and jurisprudential analysis, which guarantees an objective evaluation of the suitability and validity of the electronic notification of administrative acts of a particular nature.

Keywords: Electronic notification, due process, improper notification,

administrative act, Tic`s, electronic media.

En este segmento se pretende abordar el primer eje de discusión de esta inves- tigación, esto es, el desarrollo jurídico y teórico del principio constitucional del debido proceso, enfocado en lo concerniente a la notificación. De otro lado, simultáneamente se profundiza en la previsión, el desarrollo, la conceptualiza- ción, el estado y los aspectos de la notificación electrónica en Colombia. Para

ello, es indispensable reconocer que en Colombia la notificación electrónica fue 53

un mecanismo e instrumento previsto en el programa de Gobierno en Línea que busca descongestionar, agilizar y efectivizar la relación de los particulares con el Estado.

Ahora bien, es indispensable partir de la noción jurídica del principio del de- bido proceso que, de acuerdo a Agudelo (2005) es un término complejo y de carácter instrumental que encierra numerosos derechos y garantías constitu- cionales de las personas y que busca el correcto ejercicio de sus derechos. El mismo autor señala que este principio, derecho y garantía constitucional, es de primera generación al hallarse dentro de los derechos individuales, civiles y po- líticos que son idealmente fundamentales. Además, el autor encuentra que este

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funge como un mecanismo de protección y efectividad frente a los derechos de los ciudadanos (p. 90).

Son precisamente los derechos y las garantías que son desarrollados a través del debido proceso lo que hace que sea complejo definirlo. En todo caso, se trata de un derecho constitucional que busca el correcto ejercicio y desenvolvimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, el cumplimiento y efectividad de los demás derechos constitucionales y que todas estas actuaciones sean desarro- lladas bajo los parámetros, derechos y garantías establecidas en la Constitución Política y en el bloque de constitucionalidad.

Se trata de un derecho contenido en el Artículo 29 de la Constitución Política de Colombia, en donde se señala que es un derecho fundamental inherente a todas las personas, bien sea naturales o jurídicas, que permite la participación en las actuaciones administrativas bajo la dirección de personas que reúnan las condiciones fijadas por la Constitución y la norma, en donde se respeten las formas propias de cada procedimiento y las normas vigentes y preexistentes, donde se garantice el derecho a la defensa y a la contradicción, todo ello con

54 sujeción al respeto, el reconocimiento y la garantía de los demás derechos cons- titucionales y preceptos procesales propios de cada actuación. Ello sin prejuicio de que se reconozca que lo procesal está enfocado hacia la materialización de lo sustancial, es decir, la supremacía de lo sustancial sobre lo procesal, sin que ello tampoco implique el arrebato o desconocimiento arbitrario de los derechos y garantías procesales de cada sujeto.

A saber, en la norma constitucional se relacionan, entre otros, los siguientes derechos y garantías fundamentales:

– Acceso a la justicia.

– A que los procesos judiciales sean atendidos por un juez de la República, exclusivo, imparcial, natural, competente e independiente.

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A ser escuchado y defendido en condiciones de igualdad, razonabilidad, proporcionalidad y bajo las mismas condiciones que los demás actores.
Con sujeción a la garantía inmediatamente anterior, se debe garantizar el derecho de contradicción.
A ser juzgado bajo normas preexistentes.
A que los procesos sean dirigidos hacia el reconocimiento de los derechos sustanciales (Agudelo, 2005).

Rincón (2017), por su parte, manifiesta que el debido proceso es uno de los principios y pilares fundamentales del derecho cuyo contenido mismo implica una pletórica cantidad de derechos y garantías tales como el acceso a la justicia, el juez natural, la igualdad material, el derecho a la defensa, a la contradicción, a la oportunidad probatoria, a la doble instancia, a la cosa juzgada, a la favora- bilidad y a la no autoincriminación, entre otros (p. 144).

En otras palabras, es un derecho fundamental erigido para salvaguardar los de- rechos y garantías de las personas frente a la manifestación y/o ejercicio del po-

der, a la justicia o frente a una autoridad administrativa (Agudelo et al., 2015). 55

Por lo anterior, al hablar del debido proceso se hace referencia a todas aquellas garantías, derechos y prerrogativas indispensables para que, tanto los procesos judiciales como administrativos, sean desarrollados de forma adecuada, diligen- te, efectiva y real bajo parámetros de justicia, transparencia, igualdad, garantía y observancia de la Constitución y la ley.

Ahora bien, teniendo claridad acerca de la noción jurídica del debido proce- so, es pertinente abordarlo desde el tema de las notificaciones en general y en materia administrativa, para lo cual es de recalcar que los actos administrativos emitidos por las entidades públicas o autoridades administrativas, de acuerdo a lo previsto por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencio-

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so Administrativo, requieren ser publicados, comunicados y/o notificados para que puedan producir efectos jurídicos, ser oponible a terceros y garantizar el debido proceso.

Según Ortega (2018), es requisito sine qua non que, para que un acto adminis- trativo produzca los efectos jurídicos que ha previsto, se cumpla con los reque- rimientos del debido proceso, especialmente en cuanto a la notificación, comu- nicación y publicación de acuerdo al tipo de acto administrativo (p. 31). Para mayor claridad, el referido autor presenta la siguiente gráfica:

Figura 1. Requerimientos del debido proceso

Fuente: Ortega, 2018.

Al respecto, la Corte Constitucional ha dispuesto que el debido proceso es un principio y una garantía que debe extenderse a toda actuación administrativa, además, recalcó que el debido proceso en materia administrativa implica “que se deben adelantar los mecanismos e instrumentos necesarios para asegurar el ordenado funcionamiento de la administración, la validez de sus propias ac-

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tuaciones y resguardar el derecho a la seguridad jurídica y a la defensa de los administrados” (Sentencia T-051 de 2016).

De igual manera, en el mismo pronunciamiento la Corte Constitucional recalcó que el debido proceso administrativo, además, requiere que todas las actuacio- nes administrativas sean notificadas conforme a la ley y de manera eficaz, real y oportuna. Por tanto, la validez, eficacia e imposición de un acto administrativo requiere de la inequívoca y material notificación del acto que deba notificarse o comunicarse, de modo que se brinde la oportunidad de que estos puedan ser impugnados o controvertidos, con lo cual se garantiza el principio al debido proceso y a la publicidad.

Estos argumentos reiteran la postura de la Corte Constitucional, quien mantenía la tesis de que el debido proceso administrativo ha sido previsto como una garan- tía constitucional con la cual todas las personas tenían derecho a que un proceso o acto administrativo se desarrollase con la observancia a cabalidad del lleno de los requisitos constitucionales y de la ley, de modo que se asegure la validez de las actuaciones administrativas, el derecho a la defensa y a la seguridad jurídica.

Además, esta tesis argumentaba que una de las principales formas de cumplir con 57

esos cometidos era a través de la notificación (Sentencia T-404 de 2014).

El Consejo de Estado (2015) por su parte, ha señalado que el acto procesal de notificación es una respuesta inmediata a los principios constitucionales al de- bido proceso y de publicidad, en la medida que garantiza el ejercicio del dere- cho a la defensa, a la contradicción e impugnación. Además, argumenta que la notificación, publicación y/o comunicación de las actuaciones administrativas hace efectos los derechos constitucionales de los ciudadanos en la medida que los faculta para oponerse a estas actuaciones, impugnar y hacer advertir los reparos con sujeción a la Constitución y a la ley (Radicado: 11001-03-15-000- 2014-02097-00).

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Asimismo, aclara el Consejo de Estado en esta providencia que la notificación es instrumento que obliga a la administración a proferir decisiones debidamen- te motivadas tanto en hecho como en derecho, Así como también implica, im- plica el deber de ponerlas a conocimiento de todos aquellos sujetos de derecho que tengan interés jurídico dentro de la actuación, ello bajo los mecanismos y parámetros establecidos por la ley para una efectiva notificación y comunica- ción de los actos.

Por lo anterior, se puede apreciar que el acto de notificación es uno de los ele- mentos principales para garantizar el debido proceso en administrativo (Corte Constitucional, Sentencia T- 025 de 2018). En otras palabras, Ventura y Castro (2017) manifiestan que la notificación es un acto de comunicación que permite por excelencia la materialización del derecho a la defensa y a la contradicción, consecuentemente al debido proceso. De este modo, la notificación es prevista, como lo señala el tratadista Devis Echandía (citado en Maurino, 1985), como un medio procesal por el cual se pone en conocimiento de las partes e intere- sados acerca de las providencias judiciales y actuaciones administrativas (p. 4).

58 De igual forma, es de recalcar que el Consejo de Estado ha sido claro al dispo- ner que la notificación de los actos administrativos constituye uno de los presu- puestos de eficacia sin los cuales el acto administrativo no surtirá efectos jurídi- cos (Radicado: 54001-23-31-000-1999-0111-01). Tal como lo indica Rivera y Montaño (2014): “Las autoridades administrativas y judiciales están obligadas a comunicar, notificar y publicar sus actuaciones, por lo tanto, la notificación es un deber jurídico de la entidad y/o autoridad que profirió la comunicación que si bien, no afecta a la validez, pero sí a su eficacia” (p. 14)

Ahora bien, dirigiéndose al tema de la notificación electrónica en Colombia, se tiene que este instrumento surgió de la necesidad de modernizar el sistema, contribuir a la descongestión administrativa y judicial, optimizar las funciones

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estatales, ajustarse a las nuevas dinámicas de la sociedad y aprovechar las nue- vas tecnologías en favor del cumplimiento de los fines del Estado (Gonzales y Villa, 2019). Además, la implementación de la notificación electrónica busca la efectividad, la celeridad y la reducción de costos en las relaciones de la adminis- tración con el Estado y la gestión pública.

A partir de esta necesidad y dinámica social, se ha venido implementando la política de Gobierno en Línea, que busca la integración de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en los procesos de gestión y de relación pública. Esta política surge con el Decreto 1151 de 2008 y fue prevista como una estrategia para que el Estado fuera más eficiente, participativo, trasparente y para que aprovechase correctamente las TIC (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2018). Para el fortalecimiento de esta política pública, en cuanto a la seguridad de la información, ampliación de los servicios digitales y la gestión electrónica, se expidieron los decretos 2693 de 2012, 1078 de 2015 y 1008 de 2018.

En general, esta política buscó la automatización, sistematización y/o digitali-

zación de los servicios y trámites que brinda la administración a los ciudadanos. 59

Estos servicios se enfocan en mejorar la gestión pública y la eficiencia de la administración a través del aprovechamiento de las tecnologías, de modo que se atienda a la realidad social de la era digital y se brinden plataformas virtuales que permitan atender las necesidades de los ciudadanos de una forma más rá- pida, efectiva y económica.

Al respecto, Ortiz (2018) expone que el aprovechamiento de las tecnologías implica el uso de instrumentos que mejoran el funcionamiento de la adminis- tración gracias a los recursos electrónicos y digitales que permiten el acceso a la información, a trámites y servicios de la administración de forma instantánea y de forma segura, confiable y económica.

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Con la incorporación de los medios electrónicos y las nuevas tecnologías en la gestión administrativa del Estado, se previó en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo el capítulo IV, referente al empleo de los medios electrónicos en la administración, destacando el Artículo 56 que se refiere a la notificación electrónica que dispone:

Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración (CPACA, Artículo 56)

De acuerdo con Ortiz (2018), la notificación electrónica es un acto procesal en el que se pone a conocimiento del destinatario o de aquellas personas con interés

60 jurídico acerca de una actuación administrativa a través de medios electrónicos, tecnológicos y/o digitales. Por otro lado, Pineda (2017) señala que la notifica-

ción electrónica es uno de los instrumentos a través de los cuales la administra- ción y los ciudadanos interactúan bajo principios de transparencia, efectividad, celeridad, productividad económica, seguridad, protección ambiental, coordi- nación y confidencialidad.

Así las cosas, la notificación electrónica es un instrumento previsto para agilizar los trámites y gestiones administrativas en favor de los ciudadanos, gracias a que permite tener conocimiento de los trámites, decisiones y de la información pública de manera instantánea, reduciendo los tiempos para que los ciudada- nos conozcan de las actuaciones administrativas y puedan interponer recursos de forma más efectiva y rápida. Asimismo, este tipo de notificaciones facilitan

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el ejercicio del derecho a la defensa y a la prestación de servicios y trámites ad- ministrativos. De hecho, Pineda (2017) resalta que la normatividad vigente im- pone la obligación de promover y emplear los medios electrónicos para facilitar, mejorar y agilizar la gestión administrativa del Estado y sus decisiones.

Del Artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Conten- cioso Administrativo se aprecia la obligatoriedad de que las entidades públicas y la administración en general cuente con sedes o plataformas virtuales con sistemas que permitan servicios de información y comunicación con los ciuda- danos, garantizando la seguridad, la accesibilidad, la operatividad y la calidad (Serrano y Barrera, 2015).

Por su parte, Luis Hoyos (2011) señala que, con el capítulo IV del CPACA y con las políticas de Gobierno Digital lo que se busca es que, a través del uso de las tecnologías, las entidades públicas notifiquen los actos, los contratos, las resolu- ciones, las circulares y los trámites de una forma mucho más efectiva y rápida. Asimismo, el autor encuentra que estas estrategias digitales implican un estatuto administrativo en donde se busque la trasparencia de las actuaciones y el ahorro

de dinero en papel, la movilización, la mensajería física y demás recursos que 61

eran requeridos para la notificación personal tradicional (pp. 47-64). Como se ha podido apreciar, la notificación electrónica ha sido un instrumento previsto para mejorar y agilizar el ejercicio de las funciones administrativas.

Indebida notificación electrónica

En este apartado se desarrollan los aspectos formales y se complementa la sus- tancialidad de la notificación electrónica a fin de identificar, describir y analizar las prerrogativas de una correcta aplicación de los medios tecnológicos en las notificaciones en materia administrativa. Lo anterior a fin de determinar cuáles son las consecuencias jurídicas que se surten como resultado de yerro procesal o de un defecto en la debida notificación electrónica. De igual manera, se con-

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sideran y señalan las prerrogativas necesarias para garantizar el debido proceso

y evitar la tacha de no recibido en la notificación electrónica.

Ahora bien, es indispensable iniciar la discusión relativa a este capítulo con el abordaje teórico y jurídico acerca de las condiciones y preceptos indispensables para una correcta notificación electrónica. Al respecto, la Corte Constitucional ha dispuesto que:

(...) la sola remisión del correo no da por surtida la notificación de la decisión que se pretende comunicar, por cuanto lo que en realidad persigue el principio de publicidad es que los actos jurídicos que exteriorizan la función pública administrativa, sean materialmente conocidos por los ciudadanos, sin restricción alguna, premisa que no se cumple con la simple introducción de una copia del acto al correo (Sentencia T-051 de 2016).

De otro lado, Ortiz (2018) expone que la notificación electrónica podrá efec- tuarse a través de los correos electrónicos u otro medio de comunicación digi- tal que disponga y sean avalados por la entidad y que, además, certifique que

62 estos medios garantizan una validez, idoneidad, seguridad y confidencialidad

y que efectivamente permitan el conocimiento pleno del acto u actuación

administrada a fin de que garantice el derecho a la defensa, debido proceso y

contradicción (p. 48).

Asimismo, el referido autor manifiesta que es un requisito de validez de la notifi- cación electrónica el que las partes, de común acuerdo, dispongan que las notifi- caciones se hagan por medios electrónicos, bien sea por economía procesal o para agilizar y dinamizar las relaciones administrativas (Ortiz, 2018). Por su parte, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su citado Artículo 56 dispone que, para la validez de las notificaciones electróni- cas, estas deberán ser consentidas por el administrado y, aun así, esta conserva la oportunidad de expresarle a la administración que, a partir de cierto punto, las

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demás notificaciones no se le hagan por medios electrónicos. Además, comple- menta señalando que esta notificación se entenderá surtida, no al momento que se envíe el correo o medio electrónico, sino a la fecha y hora que el administrado acceda al acto administrativo y así lo certifique la administración.

Ahora bien, la discusión se dirige hacia la forma como se certifica el recibido de estos documentos electrónicos y que se garantice que los mismos fueron re- cibidos correctamente. Al respecto es necesario hacer un examen jurídico de lo establecido en los artículos 61 y 62 de la Ley 1437 de 2011, en donde se dispone que, para garantizar la recepción de documentos por parte de la administra- ción, se requiere que:

Se lleve un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción.
Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y
contar con las medidas adecuadas de protección de la información.
Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignado. (Art. 61)

Adicionalmente, esta norma señala que, como prueba de recepción y comunicación electrónica, se deben respetar las siguientes reglas:

El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad.
Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio. (Art. 62)

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Conforme a estas disposiciones es necesario que la administración certifique que ha empleado los medios necesarios que permitan concluir con veracidad que ha puesto de conocimiento el acto administrativo y que este se produjo y se realizó a través de los medios idóneos (Corte Constitucional, Sentencia C-012 de 2013). Asimismo, la Corte Constitucional aclara que, una vez se certifiquen estas condiciones, el acto administrativo tendrá efectos jurídicos, será oponible y quedará embestido de legitimidad.

Es de resaltar que con la Ley 270 de 1996 se otorgó la función al Consejo Supe- rior de la Judicatura (CSJ) el adoptar medidas y propender por la incorporación, aplicación e implementación de las tecnologías en beneficio de los servicios y funciones de la administración, incluyendo el trámite o parámetros procesales de la notificación electrónica de los actos administrativos de carácter particular. Al respecto, Rincón (2013) ha señalado que el CSJ reitera la necesidad de que las entidades públicas cuenten con plataformas y herramientas virtuales que aseveren y certifiquen el acuse de recibido de los actos administrativos, señalan- do fecha y hora.

64 Además, es reiterante que la notificación electrónica de los actos administrativos cuente con un soporte técnico que garantice su recepción y que la comunica- ción del mismo sea constitutiva y no simplemente una comunicación material e informativa, es decir, se debe aseverar que este medio de notificación permita el conocimiento real y completo del acto a fin de poder producir todos los efectos jurídicos sustanciales previstos (Ortiz, 2018). Además, es imperante salvaguar- dar el requerimiento establecido en los artículos 56, 67 y 205 de la Ley 1437 de 2011, según el cual para la notificación por medios electrónicos se requiere que el administrado expresamente acepte ser notificado por estos medios. En el Artículo 205 de la referida ley establece:

En este caso, la providencia a ser notificada se remitirá por el Secretario a la dirección electrónica registrada y para su envío se deberán utilizar

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los mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad del mensaje. Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El Secretario hará constar este hecho en el expediente. De las notificaciones realizadas electrónicamente se conservarán los registros para consulta permanente en línea por cualquier interesado.

Con ello se plantea la necesidad de contar con un soporte informático que cer- tifique la hora y la fecha en la que se recibió el documento electrónico, pues es en ese momento en donde se entiende surtida la notificación. Es de mencionar que la notificación electrónica en materia administrativa se presenta de dos ma- neras; la primera es la publicación a través de la página web de la entidad, esto cuando se trata de actos administrativos de carácter general. La segunda forma es para los actos administrativos de carácter particular, la cual se hace a través de medios electrónicos personales como el correo electrónico a las direcciones electrónicas que han suministrado los interesados (Vega y Saavedra, 2014).

En mérito de lo expuesto, se evidencia cómo la notificación es un medio electró- 65

nico con el cual se pueden notificar y comunicar todos los actos administrativos proferidos por las distintas entidades públicas siempre que actúen dentro de sus funciones administrativas, y siempre y cuando el asociado haya aceptado el empleo de estos medios y la entidad cuente con la capacidad técnica, operativa e informática que permita certificar con veracidad y certeza el momento en el cual el administrativo accedió efectivamente al acto administrativo notificado.

De acuerdo con Vega y Saavedra (2014), la incorporación de la notificación electrónica no solo supone obligaciones de seguridad, transparencia y diligencia para la entidad pública, sino que también implica el deber de los administrados, que han aceptado el uso de estos medios, a mantener actualizada su informa-

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ción digital, especialmente en cuanto a las direcciones electrónicas, a fin de evitar indebidas notificaciones o violaciones al principio de legalidad.

Ahora bien, teniendo claridad acerca de los elementos constitutivos de la noti- ficación electrónica y los preceptos jurídicos dispuestos para su correcta mate- rialización, es pertinente examinar cuáles son las consecuencias que acarrea un incorrecto uso de la notificación electrónica. A saber, es de reconocer que la no- tificación electrónica surte los mismos efectos que la notificación personal, por tanto, un yerro en ambas acarrea las mismas consecuencias. Tal como se señaló, la principal importancia de la notificación de los actos administrativos es la de em- bestir de eficacia y firmeza los actos notificados, en suma, la indebida notificación impide que el acto administrativo tenga efectos jurídicos y sea oponible a terceros.

Sobre el tema, el Consejo de Estado (2012) ha señalado que, si el acto admi- nistrativo está viciado en su publicidad por indebida notificación, no producirá efectos jurídicos sobre el destinatario, y de adelantarse lo previsto en tal acto, no debe ser considerado como un acto administrativo sino como una actuación ilegal de la operación administrativa. No obstante, el acto no pierde su validez,

66 toda vez que la validez y eficacia son cuestiones diferentes, es decir, la indebida notificación afecta la eficacia o sus efectos mas no su validez. En esta medida, la ilegalidad del acto viciado en su notificación da lugar a la reparación del daño que pudiese ocasionar (Radicado: 54001-23-31-000-1999-0111-01). Así las co- sas, de ser indebida la notificación electrónica el acto administrativo válido no producirá los efectos jurídicos para los cuales ha sido previsto el acto.

El Centro Nacional de Memoria Histórica de Colombia (2015) plantea que, para que la notificación por medios electrónicos no adolezca de nulidad o vicios que puedan afectar el debido proceso y significar una indebida notificación, es ne- cesario no solo la autorización del destinatario y la previsión de un sistema que certifique el momento de recepción del documento, sino que también esta notifi-

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cación debe garantizar que el destinatario obtenga una copia íntegra, autentica y gratuita del acto, junto a la hora y la fecha de su emisión, la información completa del mismo, los recursos de ley que proceden, las autoridades competentes, los tér- minos, los plazos y las consideraciones respecto del mismo (p. 6).

En caso de no cumplirse algunos de los preceptos antes mencionados, no se estarían cumpliendo con los requisitos establecidos para la notificación electró- nica y, por tanto, se desconocen los principios y deberes de la función pública determinados en la Constitución Política en su Artículo 206. Y, consecuente- mente, se genera la ineficacia del acto expedido, con lo cual la administración no podrá ejecutar el acto, oponerlo a terceros ni producir efectos jurídicos.

Es menester destacar que, para garantizar el correcto uso de las tecnologías de

la información y la comunicación en las notificaciones, se requiere:

Almacenar la información de transmisiones y recepciones electrónicas, relacionadas con las fechas, horas, contenido, emisor y destinatario.
Atender a los requerimientos de seguridad, transparencia y
confidencialidad.
Acreditar certificado del momento preciso en el que se puso a 67
disposición del destinatario el acto administrativo y del momento en
que este accedió a él.
Contar con plataformas digitales especializadas en notificación y
gestión de los expedientes virtuales.
Atender a que la notificación se entiende surtida una vez el destinatario accede al documento virtual, no al momento de que la entidad pública hace la emisión del mismo. (González, 2016)

En resumidas cuentas, Ramírez (2016) explica el procedimiento de la notifi- cación electrónica señalando que, inicialmente, se verifica que el mensaje de texto contenga la información completa acerca del acto administrativo, quién

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lo emite, el destinatario y demás aspectos señalados y propios del acto junto a una copia del acto a notificar. Seguidamente, se deben identificar y establecer los medios electrónicos que garanticen una correcta y efectiva recepción del mensaje de texto a notificar; de ser la entidad a la que se le notifique, se deberá enviar un mensaje señalando que ha recibido la comunicación e indicar su ra- dicado y fecha; de ser un administrado el notificado, también tendrá que acusar de recibido el mensaje o la administración, a través de medios electrónicos, deberá certificar que el mensaje ha sido abierto junto con una confirmación de lectura, en este punto se entiende surtida la notificación electrónica.

Ventajas, desventajas e idoneidad de la notificación electrónica

En este acápite se abordan las ventajas, desventajas e idoneidad de la notifi- cación electrónica de los actos administrativos de carácter particular. Ello en- focado hacia la determinación de la validez de este instrumento jurídico y la identificación de los retos, dificultades y logros que se han obtenido con la im- plementación del mismo en la gestión y función administrativa de las entidades y autoridades públicas.

68 A lo largo de este artículo se ha mantenido la hipótesis de que, efectivamente, la notificación electrónica cumple con los parámetros y las exigencias de la comu- nicación real y completa del acto u actuaciones administrativas y que dan lugar al correcto ejercicio del derecho a la defensa y a la contradicción como garan- tías del debido proceso. De igual forma, se aprecia que el uso e implementación de las tecnologías y herramientas informáticas en las funciones administrativas ha significado una agilización, celeridad, manejo eficiente, economía, seguri- dad, confidencialidad y transparencia en el ejercicio de la función pública y de las relaciones con los administrados.

Al respecto, la Corte Constitucional señaló que la notificación electrónica realizada por correo electrónico es un mecanismo válido, idóneo, eficaz y

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pertinente que garantiza el principio de publicidad y el debido proceso en la medida que es una forma legítima y ágil para poner en conocimiento a los interesados acerca de un determinado proceso u actuación administrativa (Sentencia C-012 de 2013).

Una de las principales ventajas que prevé la notificación electrónica, según Or- tiz (2018), es que funge como un instrumento de descongestión judicial y admi- nistrativa, y que mejora la efectividad de la administración en la gestión pública y la tramitación de distintos servicios (p. 50). De otro lado, la generación de documentos electrónicos, entre ellos la notificación electrónica, son medios que, en la actualidad, generan inclusive mayor seguridad que los documentos tradi- cionales en papel. Es deber de la administración verificar constantemente sus sistemas digitales a fin de brindar la mayor seguridad, confiabilidad y rapidez.

Por su parte, Gonzales (2016) manifiesta que las notificaciones electrónicas su- ponen una mayor eficacia a la hora de prestar un servicio frente a la manera tradicional de hacerlo, además que reduce los costos y plazos de estos trámites y servicios. Sin embargo, reconoce que, para la administración, es una inversión

importante la consolidación y el mantenimiento de los componentes y herra- 69

mientas informáticas para garantizar estos servicios de forma electrónica, no obstante, ello permite una mejor gestión pública y un tratamiento más seguro de la información de los ciudadanos.

De acuerdo a Garzón Páez (2016), la notificación por correo electrónico es una forma de comunicación admisible constitucionalmente que ha sido prevista por el legislador a fin de informar a los destinatarios e interesados jurídicamente de las actuaciones administrativas y judiciales de la existencia de actos relevantes en tanto afectan su situación jurídica o su interés legítimo. Y que, además, ofre- ce un medio idóneo y más eficaz que el tradicional, facilitando el ejercicio del derecho a la defensa, a la publicidad, a la contradicción y al debido proceso.

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De igual forma, una ventaja plausible a simple vista es que la notificación elec- trónica contribuye a la reducción significativa de los tiempos de notificación de las actuaciones de las entidades públicas. Tiempo que puede ser empleado en el mejoramiento y perfeccionamiento de la prestación de los servicios y de la gestión administrativa en favor de los ciudadanos y sus derechos y garantías.

Sin embargo, aunque día a día la modernización es un aspecto más plausible en la sociedad, aún hay muchas personas que se hallan íntimamente arraigadas a la conciencia tradicional y a los documentos escritos en papel, encontrando en la información digital un medio de inseguridad.

Por su lado, Vega y Saavedra (2014) sostienen que no existe claridad ni promo- ción acerca de la notificación electrónica y de las plataformas virtuales sobre la que se desarrolla. Situación que genera una desconfianza e inseguridad la- tente entre los administrados que se suma al hecho de que una gran parte de la población no cuenta con los componentes electrónicos ni las capacidades técnicas que propicien al manejo de estos sistemas, componentes y aplicaciones electrónicas, con lo cual pareciera seguir dándosele mayor importancia a la no-

70 tificación física.

En este mismo sentido, Ramírez (2016) manifiesta que Colombia no cuenta con el desarrollo jurídico-técnico necesario para la correcta implementación de los medios electrónicos en la expedición y notificación de los actos administrativos (p. 15). El mismo autor considera que, si bien la notificación electrónica plantea una dinámica en términos de aplicación de la función administrativa, convirtiéndola más ecológica y rápida, no se cuenta con una estructura legal que garantice la seguridad de la información en la notificación por medios electrónicos.

Por el contrario, Pineda (2017) expone que la implementación de la notificación electrónica converge en procedimientos administrativos más simplificados en

Idoneidad y validez jurídica de la notificación electrónica de los actos administrativos …

cuanto a sus trámites, tiempos de respuesta, plazos, rapidez en los canales de co- municación, interacción con los administrados y la disminución de las barrearas de relación y comunicación con la administración (p. 41). Acorde con este autor, la notificación electrónica brinda oportunidades y medios para la moderniza- ción del sistema judicial y administrativo del Estado, en donde los asociados pueden conocer de forma más rápida acerca de los actos administrativos que les afecta y ejercer con mayor celeridad sus derechos y garantías.

Además, la apropiación de medios idóneos en la gestión administrativa son de gran idoneidad por cuanto Colombia, bajo recomendación de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, ha implementado, a través de normatividades como la Ley 594 de 2000, la Ley 1111 de 2006 y la Ley 1437 de 2011, el uso de las nuevas tecnologías en la función pública, haciéndola más expedita, confiable, autentica, íntegra y accesible (Pineda, 2017), reconociendo la importancia de asegurar en todo momento los derechos y garantías propios del debido proceso.

En razón a lo anterior, es necesario que el Estado colombiano, en cumplimiento

de su compromiso con el gobierno digital, establezca instituciones o mecanis- 71

mos de respaldo, veeduría y control de las demás plataformas virtuales de las entidades públicas, esto a fin de que se verifique la información digital, se funja como respaldo, se examine la rapidez, la economía, la seguridad, la confiden- cialidad y el tratamiento de la información de las demás plataformas virtuales públicas y que se cuente con las aplicaciones o componentes que examinen los softwares de recepción de documentos electrónicos, de modo que se garantice una correcta notificación.

Son numerosos los retos que enfrenta el Estado colombiano para consolidar co- rrectamente el gobierno en línea y particularmente la notificación electrónica, no solo por la dotación de los componentes físicos requeridos para el desarrollo

Melina andrea Gil Oñate

y el mantenimiento de estas plataformas y medios electrónicos, sino porque también requiere de la capacitación de los funcionarios y de la promoción de los medios electrónicos en los administrados. Para este último aspecto se requiere que el Estado lleve estas políticas digitales a las zonas de difícil acceso como las rurales o sitios populares que no cuentan con la infraestructura y componentes electrónicos para ejercer sus derechos y garantías a través del nuevo enfoque y dinámica que ha venido asumiendo el derecho con las TIC.

Conforme a lo expuesto, la hipótesis soportada por esta investigación es la ido- neidad y los grandes beneficios que condujo la implementación de la notifi- cación electrónica en materia administrativa. Algunos aspectos en los que se aprecia una mejoría o fortalecimiento son los siguientes:

Seguridad: en la medida que la información y documentación relacionada por medios electrónicos se halla protegida y estan- darizada a través de medios técnicos, administrativos y de talento humano que garantizan un tratamiento seguro de la información libre de adulterio, manipulación, pérdida, uso indebido y fraude, sino que son empleados para un manejo eficaz de los servicios
72 administrativos.
Transparencia: toda vez que la información de la entidad públi- ca permite que todos los administrados e interesados conozcan de primera mano la información sobre las actuaciones de la adminis- tración.
Efectividad: se reducen los tiempos y hay una facilidad con la que el administrado conoce de los actos administrativos que le afectan y/o guarda un interés jurídico. También facilita el ejercicio del derecho a la defensa y a la contradicción.
Productividad: al ser un medio más eficiente, contribuye al ahorro de tiempo y al cumplimiento de más tareas y labores administrati- vas, lo que converge en mayor productividad y un mejor servicio.
Idoneidad y validez jurídica de la notificación electrónica de los actos administrativos …
Cuidado al medio ambiente: al desligarse de la cultura de lo escrito en papel se contribuye a la preservación del medio ambiente evi- tando el malgasto de papel, tinta y demás recursos que son necesa- rios en la notificación tradicional.
Preservación documental: al ser los medios electrónicos bases in- formáticas intangibles, estas pueden preservarse por mucho más tiempo y en mejores condiciones que como lo hacen los formatos físicos en papel (Pineda, 2017).

Todos estos aspectos son reiterados en la consolidación de las políticas digitales, el gobierno en línea y en las motivaciones electrónicas; entre ellos se pueden men- cionar la confidencialidad de los documentos y la incursión en la dinámica social.

Resultados y conclusiones

A partir de esta investigación se logró sustraer que, al hablar de la notificación electrónica, uno de los principales temas que entra en discusión con ello es lo concerniente al debido proceso, el cual es previsto como un aglomerado de principios y garantías indispensables para el correcto, justo y diligente desarro- 73

llo del proceso o trámite administrativo y/o judicial. Se trata de un conjunto de reglas que aseguran los derechos y las garantías constitucionales de los ciudada- nos frente a un proceso.

Por su lado, la notificación electrónica es un acto procesal con el cual se pone conocimiento al administrado con interés jurídico acerca de un acto, actuación o decisión judicial o administrativa a través de medios electrónicos, por lo ge- neral por medio de los correos electrónicos o de la sede virtual de la entidad pública. Al ser un acto procesal, se requiere el cumplimiento y la promoción del lleno de derechos, reglas y garantías que supone el principio del debido proceso y, simultáneamente, el principio de publicidad.

Melina andrea Gil Oñate

Conforme a lo estudiado en la investigación, se logró determinar que la finali- dad de la notificación electrónica en materia administrativa es brindar un me- canismo e instrumento que permita conocer los actos administrativos, espe- cialmente de aquellos de carácter particular, de una forma ágil, segura, rápida, confiable, económica, instantánea y directa. Lo que a su vez permite un mejor ejercicio de los derechos a la defensa y a la contradicción a través del empleo oportuno de los recursos de ley o medios de control pertinentes.

No obstante, para la debida notificación electrónica es indispensable cumplir con un rubro de requerimientos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de aquellos parámetros establecidos por la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, determinados en observancia al principio del debido proceso, a saber: es ineludible que los administrados autoricen expresamente a las entidades públicas notificar a través de estos medios electrónicos; contar con un soporte técnico capaz de certificar con veracidad la hora y la fecha en la que el acto administrativo fue recibido y tuvo confirmación de lectura, es decir, el momento en que fue abierto; asimis- mo, las entidades deben contar con una sede virtual y unas bases de datos que

74 almacenen toda la información y documentación digital, a fin de acreditar que cuentan con los parámetros técnicos que garantizan una seguridad, confiden- cialidad, transparencia y efectividad en la notificación electrónica.

Ahora bien, cumplidos estos parámetros las notificaciones electrónicas se con- vierten en un instrumento ideal para garantizar el debido proceso bajo la nueva dinámica social-digital. Son muchos los beneficios que tiene la implementación de este tipo de instrumentos procesales, especialmente en cuanto al mejora- miento de la gestión pública, la disminución de los términos y plazos de aten- ción y el fortalecimiento de los medios de comunicación con la administración, entre otros.

Idoneidad y validez jurídica de la notificación electrónica de los actos administrativos …

Sin embargo, estos mecanismos también suponen grandes retos para el Esta- do, especialmente en la asignación de componentes y el plantel físico idóneo para su desarrollo efectivo, así como también la capacitación, la promoción y la extensión de estas políticas digitales en los funcionarios públicos y en la comunidad en general. De modo que se genere una conciencia de aceptación y seguridad hacia los medios digitales e informáticos y el tratamiento de su información.

En suma, es de destacar que la notificación electrónica es un medio idóneo de notificación que surte los mismos efectos que la notificación personal y que, al igual que esta, un defecto, vicio o nulidad en ella implica la inefectividad del acto administrativo indebidamente notificado. Por tanto, los funcionarios públicos deben ser cuidadosos al momento de ejercer este instrumento pro- cesal y verificar que se atienden los parámetros establecidos por la ley y la jurisprudencia. Pero de hacerlo bien, este supone una gran oportunidad para descongestionar la función pública y participar activa y directamente con los ciudadanos.

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